Guía v5/Ofimática con Openoffice.org

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Tabla de contenidos

Ofimática con OpenOffice.org

Splash de bienvenida de OpenOffice
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Splash de bienvenida de OpenOffice

OpenOffice.org [1] (http://openoffice.org) es posiblemente el programa más ilustrativo del grado de madurez que el software libre ofrece hoy día. No estamos hablando de una aplicación destinada a programadores, administradores de sistema u otras minorías de conocimientos informáticos avanzados, al estilo del software para servidores de Internet. Tampoco se trata de una colección de funcionalidades nacidas recientemente y casi desconocidas para el gran público como herramientas P2P, blogs y demás.

No. OpenOffice.org cubre uno de los segmentos comerciales más agresivos del mercado del software: la ofimática. El rival a batir es claro, MS Office, el programa aplicado casi por la vía intravenosa en cursos de informática, formación profesional, puestos de trabajo, documentación oficial a rellenar, etc. Si muchos confunden la informática con MS Windows, posiblemente sean aún más quienes confundan la ofimática con MS Office.

Pero hay alternativas, y buenas. La más representativa de las que se pueden ofrecer a nivel comercial es OpenOffice.org: un buque insignia de dimensiones, funciones y complejidad similares a las de su rival de Microsoft. Hay otras opciones más sencillas y ágiles que pueden cubrir las necesidades ofimáticas de un buen número de usuarios, especialmente en equipos con un harward antiguo o limitado. Un buen ejemplo es GNOME Office [2] (http://www.gnome.org/gnome-office/), un paquete de aplicaciones formado por el procesador de textos AbiWord (disponible también para MS Windows y Mac OS X), la hoja de cálculo Gnumeric (también en MS Windows) y el gestor de base de datos GNOME-DB.


La ballena azul de la fauna libre

Web en español de OpenOffice
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Web en español de OpenOffice

OpenOffice.org es, como hemos dicho, una aplicación enorme y compleja. Pocos proyectos libres ofrecen tantas líneas de código disponibles, tanta complejidad de programación, tantas funcionalidades y documentación para usuarios ni tampoco tal impacto social, económico y político. Muchos usuarios supieron de la existencia del software libre gracias a una noticia o comentario relacionado con OpenOffice.org. No pocos gobiernos y empresas empezaron a considerar seriamente sus planes de migración a software libre cuando sus responsables con capacidad de decisión tuvieron un OpenOffice.org en sus pantallas.

Por supuesto este enorme paquete de aplicaciones no surge de la nada. Tampoco está dejado a la mano de la total entropía de una comunidad anónima en Internet. OpenOffice.org es un proyecto que surge de la liberación de Star Office, suite ofimática adquirida por Sun Microsystems, competencia directa de Microsoft. Sun sigue desarrollando Star Office, aplicación de pago con soporte incluido, y patrocina buena parte del desarrollo libre y abierto de OpenOffice.org.

Pero este proyecto tampoco habría llegado donde está sin la comunidad de usuarios y desarrolladores, que han contribuido decisivamente en aspectos como su traducción a varios idiomas, la ampliación de sus funcionalidades, la producción de documentación y tutoriales igualmente libres y, por supuesto, su difusión en todos los ámbitos, especialmente entre los usuarios de MS Office.

El resultado en la actualidad es claro: OpenOffice.org ofrece más o menos lo mismo que MS Office ofrece a la mayoría de usuarios. La suite de Microsoft tiene algunos puntos más fuertes. OpenOffice.org ofrece más en otros aspectos. Comprar y actualizar MS Office vale un buen dinerito, OpenOffice.org es libre y gratuito, tanto de instalar como de actualizar.

Y está disponible para MS Windows y Mac OS X.

OOo en breve

Qué tal aquí una de esas vistosas gráficas generadas a partir de una tabla, si es que tienes alguna a mano
Si no, o también, podemos tomar un documento de Word y mostrarlo abierto en OOo comentándolo en el pie,
que se vea que sale tal cual
Documento de MS Word capturado con OpenOffice
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Documento de MS Word capturado con OpenOffice

OpenOffice.org, escrito familiarmente OOo, está formado por cinco componentes interrelacionados:

  • El procesador de textos Writer, la pieza angular de las letras.
  • La hoja de cálculo Calc, la pieza angular de los números.
  • El diseñador vectorial Draw, la pieza angular de los gráficos.
  • El creador de presentaciones Impress, la herramienta para resumir y exponer.
  • El gestor de bases de datos Base, novedad en OpenOffice.org 2.0.

La integración entre componentes es total, ofreciendo todos un mismo interfaz básico. La reutilización de elementos generados por una aplicación por parte de otra aplicación es enorme. Se pueden crear gráficas estadísticas de datos introducidos que luego son insertadas en documentos de texto, podemos crear efectos y animaciones para ser utilizadas en presentaciones gráficas, podemos crear una base de datos de contactos que luego utilizaremos para imprimir un mailing de cartas personalizadas... Los ejemplos son múltiples.

Adquiriendo una base de habilidades genéricas se pueden empezar a utilizar cualquiera de estas herramientas. Además, cuentan con unos primeros pasos facilitados por asistentes y plantillas. Por muy compleja que sea la herramienta que estemos utilizando, sólo con un poco de ayuda podremos empezar a dar nuestros primeros pasos.

Si ya estamos habituados al uso de herramientas potentes de ofimática, el salto a OpenOffice.org será sencillo ya que tanto el interfaz como la lógica de procesos es muy similar: estilos, plantillas, tablas, macros, gráficas...

El paso a OpenOffice.org es facilitado también por su compatibilidad de formatos con los utilizados por otros paquetes ofimáticos, especialmente MS Office. Documentos de Word, Excel o PowerPoint pueden ser abiertos y modificados por OOo con un alto grado de fiabilidad. También podemos exportar los archivos nativos de OOo a estos formatos de Microsoft, o a otros como PDF, Flash o HTML para generar páginas web. El formato propio utilizado es Open Document, el estándar libre y público para archivos ofimáticos, apoyado por la industria y varias iniciativas gubernamentales.

Otra diferencia clave con respecto a la competencia es la disponibilidad del software y sus diccionarios asociados en decenas de idiomas. La cobertura del español es bastante buena, existiendo también la documentación suficiente, incluyendo la aportada por personas y organizaciones no directamente vinculadas al proyecto.

Las novedades de OpenOffice.org 2.0

Inspiración para los siguientes puntos en www.openoffice.org/dev_docs/features/2.0/
Tampoco es imprescindible que haya una captura en cada apartado
OpenOffice puede trabajar con múltiples formatos de archivo
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OpenOffice puede trabajar con múltiples formatos de archivo

La primera versión estable de OpenOffice.org fue lanzada en mayo del año 2002, y en octubre del 2005 se estrenó oficialmente la 2.0. Esta nueva rama incorpora diversas novedades que colocan al paquete ofimático libre en una posición muy competitiva ante otras alternativas.

A continuación mostramos las novedades genéricas. Las que afectan a un componente específico son explicadas más adelante, al principio de la descripción de cada componente.


Formato OASIS OpenDocument

OOo 2.0 adopta el formato OASIS OpenDocument (abreviado: ODF) para sus documentos nativos por defecto. Este es un estándar llamado a ser utilizado por la industria informática para las aplicaciones ofimáticas. OASIS [3] (http://www.oasis-open.org/) es un consorcio representativo de las empresas del sector dedicado a trabajar en la convergencia de tecnologías relacionadas con servicios web y comercio electrónico.

Tanto Sun como Microsoft como muchas otras forman parte de este consorcio, aunque en el momento de escribir estas líneas la empresa de Bill Gates aún no veía con buenos ojos el hecho de converger en este formato. Microsoft Office 12 utiliza unos nuevos formatos, también basados en XML y también etiquetados como Open. Aunque formalmente abiertos, no se pueden considerar formatos libres ya que Microsoft tiene pleno control sobre ellos. Seguramente será interesante ver cómo se decide esta búsqueda del formato compatible universal a corto y medio plazo.

Las principales características de OpenDocument son:

  • Abierto: todas sus especificaciones son públicas, cualquier desarrollador puede integrarlo en sus aplicaciones.
  • Neutral: no depende de ninguna empresa u organización privada en concreto, sino que es desarrollado y evolucionado mediante los mismos protocolos participativos que otros estándares abiertos.
  • Libre: no dispone de cláusulas de propiedad intelectual o lagunas legales que amenacen riesgos ulteriores de denuncias por apropiación indebida, infracción por derecho sobre patentes, etc.
  • XML: basado en este lenguaje enfocado a la interoperabilidad entre plataformas, y recomendado por el W3C, la principal autoridad en materia de estándares web y de publicación digital.
  • Apoyado: no sólo el consorcio OASIS apoya este formato, sino también varias iniciativas del ámbito público. Hay proyectos de adopción de este formato en marcha como mínimo en Alemania, Francia, Reino Unido, Austria, Brasil y Singapur. La preocupación generalizada reside en el hecho de tener almacenadas grandes cantidades de datos públicos en formatos propietarios sobre los cuales las instituciones públicas no tienen ningún control. Falta el apoyo de Microsoft pero al parecer las reticencias se ablandarán.
  • Utilizado: hay decenas de aplicaciones que ya soportan este formato, ya sea por defecto o como formato adicional. A destacar la hermana Star Office, GNOME Office, KOffice (la suite del escritorio KDE), Scribus y eZ Publish.
  • Maduro: este formato es una evolución de los formatos XML utilizados por OpenOffice.org desde sus primeros días, por lo que su buen rendimiento en esta plataforma está asegurado.


Podemos reconocer los archivos con este formato por sus extensiones: .odt es un archivo de texto, .ods una hoja de cálculo (spreadsheet en inglés), .odg un gráfico y .odp una presentación. OOo es capaz de importar, exportar y trabajar en otros formatos, por el hecho de utilizar esta suite no estamos restringidos al uso de OpenDocument.

Gestor de bases de datos Base

La pata coja visible de OpenOffice.org era el hecho de no disponer un equivalente a MS Access, un programa capaz de lidiar con bases de datos. La respuesta "sí bueno, pero MS Office no tiene equivalente a Draw" no satisfizo a muchos. Tampoco el hecho de que MS Access no figure en el paquete MS Office 2003 de serie, sino que sólo se encuentre en el paquete profesional (y más caro).

OOo 2.0 resuelve este problema con la introducción de Base, un gestor de bases de datos. Con Base podemos crear y mantener bases de datos, definir formularios de entrada de datos y salidas procesadas mediante reportes. Esta aplicación es capaz de manejar diversos sistemas de bases de datos, incluyendo Access, ODBC y MySQL/PosgreSQL.

La introducción para neófitos en este mundo está facilitada por un asistente de creación de bases de datos. Más adelante repasamos las principales funcionalidades de esta aplicación.

Mejor exportación a PDF

OpenOffice.org está centrando su atención en la calidad del resultado final del trabajo de creación y proceso de datos. Este resultado final se muestra en el documento final que enviamos o en la presentación pública que realizamos.

Las mejoras en el soporte al formato PDF son muestra de esta preocupación en que los entregables tengan la mayor calidad posible. Este formato, propiedad de la empresa Adobe pero con unas especificaciones abiertas, está ganando popularidad tanto en la comunidad del software libre como en los entornos institucionales y corporativos. Los documentos PDF son cada vez más utilizados, tanto para ser visualizados en pantalla como para ser leídos una vez impresos.

Los PDF gustan por el control que tiene el autor sobre la apariencia y detalles del documento resultante. OOo tenía algunas debilidades a la hora de exportar archivos a PDF, pero estos problemas están resueltos en la versión 2.0. Las mejoras se centran en una buena gestión de las imágenes incrustadas en los documentos y un mejor manejo de los enlaces a Internet establecidos en el texto.

Soporte de firmas digitales

En el apartado sobre Evolution en este mismo capítulo hablábamos de la importancia de extender el uso de las firmas digitales en los correos electrónicos. Los mismos argumentos esgrimidos sirven para la firma digital de documentos electrónicos, cobrando aún más importancia el poder certificar la autoría y los contenidos de un archivo de forma fiable.

Y no sólo de los contenidos. Los documentos de OOo, al igual que los de cualquier aplicación ofimática potente, pueden incorporar macros. Una macro es un programa informático en toda regla incrustado en el interior de un documento. En el apartado sobre Evolution hablábamos de los incorrectamente denominados virus de Internet. Algunos de estos virus de MS Outlook aprovechaban el agujero de seguridad ofrecido por las macros de MS Office, adjuntando archivos con macros peligrosas en correos electrónicos que se autoenviaban desde Outlook.

Certificando la autoría de documentos y macros incrementamos la fiabilidad y seguridad de dichos archivos. OOo ya incorporaba la funcionalidad de proteger documentos bajo contraseña, pero el uso de certificados estándar en la versión 2.0 coloca al paquete ofimático libre en una posición innovadora.

El uso de firmas digitales permite certificar la autoría de un documento, certifica que los contenidos no han sido modificados inautorizadamente por algún intruso y nos abre la posibilidad de encriptar nuestros documentos, que serán leíbles sólo para los destinatarios definidos de tales documentos, reconocidos también gracias a sus firmas digitales.


Integración con el escritorio

OpenOffice.org ha sido durante sus primeros años de vida un hueso duro de integrar en los diferentes sistemas operativos en los cuales se puede instalar, y en los diversos escritorios en los que es capaz de operar. La mayoría de usuarios casi no se han enterado de este detalle, gracias al trabajo previo de integración realizado por desarrolladores de OOo y de las respectivas distribuciones.

Y aun así, OpenOffice.org ha ido siempre bastante a la suya, como un paracaidista caído en el escritorio, con su propio instalador, interfaz, etc. OpenOffice.org 2.0 muestra un nivel de madurez de código a la hora de proveer instaladores nativos y también un diseño de interfaz nativo para los diversos sistemas operativos y escritorios.

De esta forma, OOo.org 2.0 en GNOME tiene el mismo aspecto que aplicaciones 100% GNOME como Evolution o GIMP, en KDE se ve como una aplicación KDE, en Windows XP lo mismo... Este es otro paso hacia el uso de estándares de interoperabilidad entre varios sistemas y escritorios. Y es uno de esos detalles que muchos usuarios casi no notamos conscientemente pero que contribuye a que tengamos una experiencia más fluida y reconfortante. Cosas de la usabilidad.

Lo que hay que saber

Esta Guía no pretende ofrecer un tutorial de uso de ninguna aplicación, y menos aún de OpenOffice.org. Hay libros gruesos dedicados a detallar el funcionamiento de OOo, y la guía oficial de OOo tiene la friolera de 479 páginas. Eso sí, vamos a mencionar los puntos clave de cada componente para hacernos una idea de las posibilidades de este paquete, tanto si somos usuarios noveles de ofimática como si estamos acostumbrados a trabajar con este tipo de aplicaciones.

Más información para profundizar disponible al final de este apartado.


Otros formatos disponibles

Guardar como... con OpenOffice.org
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Guardar como... con OpenOffice.org
La exportación a PDF permite definir la compresión de las imágenes.
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La exportación a PDF permite definir la compresión de las imágenes.

Archivo > Abrir / Guardar como...

Ya hemos explicado que OOo trabaja nativamente con el formato OpenDocument, pero es capaz de trabajar con múltiples formatos. Técnicamente lo que sucede es que el programa importa el archivo en formato externo al ODF correspondiente para texto, hoja de cálculo, presentación, etc. Una vez que deseamos guardar el archivo la aplicación nos pregunta si preferimos el formato OpenDocument, el original del archivo o cualquier otro.

Estos son los formatos en los que trabaja OpenOffice.org 2:

  • Formatos de OpenOffice.org 1.x, por supuesto la compatibilidad de anteriores versiones está garantizada.
  • Microsoft Word, Excel, Powerpoint en varias versiones. Los .doc, .xls y .ppt entran en esta categoría.
  • Rich Text Format (.rtf), el estándar abierto tradicional de documentos de texto ligeros.
  • Formatos hermanos de StarOffice.
  • Texto plano y codificado (.txt).
  • Página web (.html).
  • AportisDoc para ordenadores tipo Palm.
  • DocBook, un formato XML muy utilizado en documentación informática.
  • Data Interchange Format (.dif), utilizado para el intercambio de datos entre aplicaciones como Excel, Lotus 1-2-3, FileMaker, dBase, etc.
  • dBase (.dbf)
  • Texto CSV (.csv) separado por comas, otro clásico estándar de intercambio de datos.


Archivo > Exportar...

OpenOffice-org permite además exportar archivos a diversos formatos. La diferencia de estos formatos con los mencionados anteriormente es que OOo no puede abrirlos y trabajar desde ellos. En ocasiones estas exportaciones son complejas (aunque sencillas de ejecutar por parte del usuario), y ofrecen unos resultados finales relativamente sofisticados:

  • PDF, formato ya comentado anteriormente.
  • XHTML es una aplicación de XML para documentos web. OOo es capaz de generar webs enteras a partir de documentos, convirtiendo por ejemplo un archivo de presentación en una web con índice de contenidos, enlaces a cada una de las páginas consistentes en la diapositiva y los comentarios que les hayamos añadido y un enlace al archivo de presentación en sí para su descarga. Todo a punto de ser subido a nuestro servidor web más cercano, con imágenes optimizadas, código estándar, sin necesidad de ver o tocar código, etc.
  • Macromedia Flash, o más concretamente SWF, formato de imagen animada al que podemos convertir nuestros gráficos de Draw y presentaciones de Impress.
  • Múltiples formatos gráficos en los que podemos convertir las imágenes que hayamos generado con Draw o el asistente de generación de gráficas estadísticas. Destacamos los más populares, pero hay más:
    • BMP - Windows Bitmap
    • EPS - Encapsulated PostScript
    • GIF - Graphics Interchange Format
    • JPEG - Joint Photgraphic Experts Group
    • PNG - Portable Network Graphic
    • SVG - Scalable Vectors Graphic
    • TIFF - Tagged Image File Format
    • WMF - Windows Metafile

La exportación de los archivos gráficos al formato deseado se realiza de forma automática en el momento de Guardar como...

Asistentes y plantillas

Empezar documentos tipo mediante un asistente no tiene misterio.
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Empezar documentos tipo mediante un asistente no tiene misterio.
Asistente para combinar correspondencia.
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Asistente para combinar correspondencia.

Archivos > Asistentes

Nada incita más la creatividad que una hoja en blanco, pero... si lo que queremos es obtener unos resultados correctos sin disponer de demasiado tiempo o práctica, hay alternativas. Por un lado tenemos asistentes que nos guían en los primeros pasos de creación de un archivo, hasta dejarnos en el punto donde ya podemos introducir datos y afinar su presentación. También podemos utilizar plantillas, que vienen a ser el mismo punto de partida en el que nos deja el asistente. La diferencia está en que el asistente nos va ofreciendo diversas posibilidades en cada paso, mientras que las plantillas han sido producidas según las necesidades de sus creadores.

Tanto una vía como la otra da como resultado un documento de partida que podemos modificar tanto como si hubiéramos partido de cero. El uso de asistente y plantillas no sólo nos ahorra los primeros pasos de creación de un documento sino que nos ayuda a aprender a utilizar funcionalidades de OOo más allá de nuestros conocimientos.

Asistentes ofrecidos por OpenOffice.org 2.0:

  • Carta - Más enfocado a crear nuestras propias plantillas para uso profesional que para escribir a nuestros tíos.
  • Fax - Ofrece resultados de aspecto totalmente profesional, que se pueden combinar con la funcionalidad de envío de faxes desde OOo.
  • Agenda - Ese documento de uso corporativo para convocar a personas a una reunión.
  • Presentación - ¿Temblando ante nuestra primera exposición en público? Este puede ser nuestro amigo entre bambalinas.
  • Página web - Crea una web en base a los documentos que queramos cogar, formateándolos de forma que sean accesibles mediante un navegador, generando índice de contenidos, permitiendo personalizar el diseño y mantener actualizados los contenidos de la web en base a las modificaciones que hagamos a los archivos en local. Una joya para primerizos.
  • Convertidor de documentos - Ideal para conversiones masivas de archivos de MS Office o StarOffice a OpenFormat.
  • Convertidor de euros - Si (aún) tenemos múltiples documentos que hacen referencias a pesetas, francos franceses, marcos alemanes y demás monedas previas al euro, podemos realizar conversiones automáticas y masivas de los importes que aparezcan en campos de valor monetario de dichas monedas, tanto en Calc como en tablas de Writer.
  • Origen de datos de direcciones - Importa agendas de direcciones de otras aplicaciones para su uso desde Base y otras aplicaciones relacionadas con envíos masivos. Puede importar desde Evolution, libreta de direcciones de KDE, LDAP y otros.
  • Instalar diccionarios nuevos - Existen diccionarios libres de ortografía y separación de sílabas en varios idiomas, que podemos instalar fácilmente mediante este asistente.


Archivo > Plantillas

Plantilla de serie para una presentación corporativa.
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Plantilla de serie para una presentación corporativa.

Las plantillas son documentos que incorporan estilos de formato y contenidos predefinidos, y que se utilizan como base para la creación de otros documentos. OOo ofrece una serie de plantillas predeterminadas sobre las que se crean los documentos básicos, pero podemos crear nuestras propias plantillas o importar las que obtengamos de otros usuarios o en Internet.

En la web de documentación de OpenOffice.org [4] (http://documentation.openoffice.org/) podemos obtener más plantillas para cubiertas de CDs, facturas, recetas de cocina... También disponemos del denominado clip-art, colecciones gráficos, iconos, animaciones y demás objetos visuales listos para ser insertados en nuestros documentos.


Más operativa general

Hay una serie de funcionalidades que son comunes a todos los componentes de OOo. Si las conocemos y entendemos su lógica ya podremos dar nuestros primeros pasos en casi cualquier acción que nos propongamos.

Veamos las más destacadas:

  • Formateo básico - El ABC de toda herramienta ofimática: tipo y tamaño de la fuente, negritas, cursivas, alineación, listados, sangrías, colores de textos y fondos, tablas, hiperenlaces... No vamos a echar en falta nada de todo esto en OpenOffice.org.
  • Inserción de archivos - El menú Insertar nos da una idea de todo lo que podemos introducir en un documento, desde campos calculados automáticamente como la fecha o el número de páginas a imágenes obtenidas vía escaner, notas tipo Post-it, archivos sonoros, etc.
    Herramientas de dibujo en OpenOffice
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    Herramientas de dibujo en OpenOffice
  • Herramientas de dibujo - Esta utilidad nos permite crear gráficos, esquemas y presentaciones sin necesidad de abrir la aplicación correspondiente. Muy útil, especialmente, cuando se pretende retocar un trabajo creado en cualquiera de las aplicaciones respectivas y no deseamos salir del editor Writer.
  • Generación de diagramas - Partiendo de datos introducidos en Calc, Base o tablas de Writer podemos generar múltiples tipos de diagramas y gráficas estadísticas, bidimensionales y con efectos tridimensionales.
  • Protección ante cambios - Podemos bloquear totalmente un documento de Writer o Calc contra escritura mediante una contraseña y podemos mantener registros de modificaciones que nos permitan revertir fácilmente aquellos cambios no deseados.
  • Opciones de impresión - Además de incorporar la operativa habitual de impresión y administración de impresoras, OOo permite algunas opciones avanzadas a la hora de controlar la impresión de presentaciones gráficas, hojas de estilos e informes.
  • Macros - OOo incorpora Basic, un lenguaje propio de programación mediante el cual podemos automatizar procesos y ampliar las funcionalidades del paquete. En su definición más sencilla, una macro es un registro de pasos realizados manualmente que puede ser guardado para su ejecución automática. Un ejemplo de macro sencilla sería la conversión de todos los archivos de texto de un directorio a PDF.

Writer

Este potente procesador de textos nos sirve para redactar desde un simple borrador a un libro ilustrado listo para para ir a la imprenta. Un usuario de MS Word podrá utilizar Writer desde el primer instante.

Las novedades integradas a este componente en la versión 2.0 de OOo son:

  • Asistente de envíos - Para mailings masivos y personalizados, partiendo de una fuente de direcciones y conectando directamente con el servidor de envíos a Internet.
  • Tablas anidadas - Nueva funcionalidad que permite crear tablas dentro de celdas de otras tablas, mejorando de paso la importación de documentos de MS Word utilizando este tipo de tablas.
  • XForms - Tipo de formulario web desarrollado por el W3C plenamente estándar y muy potente, nos permite crear formularios de forma sencilla para su impresión y publicación en Internet.
  • Contar palabras - Además de contar palabras y ofrecer información sobre documentos enteros, ahora podemos realizar esta misma acción sobre textos seleccionados con el ratón.
  • Filtro de WordPerfect - Desarrollado enteramente por la comunidad, permite trabajar con documentos del procesador de textos de Corel.


Algunas funcionalidades de Writer son:

  • Estilos - En vez de utilizar esta herramienta como una máquina de escribir avanzada podemos ahorrar mucho tiempo utilizando estilos de formato, los cuales garantizan también la consistencia gráfica en la composición de los documentos.
  • Maquetación - Encabezado de página, pie, márgenes, columnas, sangrías...
  • Organización del contenido - Títulos y autotítulos, tablas, campos, secciones, índices...
  • Documento maestro - Para componer documentos complejos agregando archivos a él, obteniendo un índice general y alfabético.

Calc

Calc es la hoja de cálculo de OpenOffice
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Calc es la hoja de cálculo de OpenOffice

Una hoja de cálculo flexible, que puede ser utilizada para diseñar una simple factura o puede albergar complejos cálculos financieros. Quien sepa trabajar con MS Excel no tendrá problemas para pasar a Calc.

Sus novedades en OpenOffice.org 2.0:

  • Hasta 65.536 filas - El doble de lo que soportaba en la rama 1.x. Esto implica no sólo el incremento de espacio de cálculo sino que también soluciona la importación de documentos de MS Excel con más de 32.768 filas.
  • Piloto de datos - Herramienta capaz de importar ingentes cantidades de datos en estado puro para procesarlas, compararlas, analizarlas, resumirlas... Para profesionales del tema.


Las funciones básicas de Calc son las mismas que cualquier hoja de cálculo potente:

  • Hojas y tablas de datos - Con posibilidad de formatear los contenidos y presentación hasta de la última celda.
  • Tipos de valores - Número, porcentaje, moneda, fecha, hora, fracción, texto, etc.
  • Fórmulas y funciones - Desde formulas en lenguaje natural del tipo peras + manzanas a un gran surtido de complejas funciones a escoger, para todo tipo de cálculos: fecha y hora, finanzas, matemáticas, estadística, etc.
  • Técnicas de embellecimiento - Múltiples opciones para que una hoja de cálculo no sea sórdida y digerible sólo por quienes la montaron, sino que también resulte útil e incluso atractiva a ojos externos. También imprimible, con estilo.
  • Diagramas - Todo tipo de facilidades para visualizar información mediante un asistente de creación de varios estilos de diagramas.

Draw

Draw de OpenOffice ofrece infinitas posibilidades
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Draw de OpenOffice ofrece infinitas posibilidades

Un diseñador gráfico vectorial útil tanto por sí misma como de soporte para el resto de componentes de OpenOffice.org, sobretodo el creador de presentaciones Impress.

Las principales mejoras obtenidas en la versión 2.0 de OOo se refieren a su usabilidad, con una mejor gestión de la múltiples barras flotantes que dispone este programa.

Sus funcionalidades destacadas son:

  • Obtención de objetos - Importa imágenes en múltiples formatos (BMP, GIF, JPEG, PNG, TIFF, WMF y otros) y puede incorporar imágenes directamente desde el escaner.
  • Galería - Ofrece un surtido de imágenes de libre uso en su instalación de serie, incluyendo fondos, límites, botones, sonidos y elementos de viñetas. Podemos gestionar los contenidos de la galería añadiendo nuestras creaciones u otros gráficos obtenidos.
  • Creación de objetos vectoriales - Con un sinfín de posibilidades para diseñar rectas, flechas, líneas curvas, polígonos, esferas, figuras bidimensionales, efectos tridimensionales...
  • Texto gráfico - Manipulable y maleable como una imagen, también tridimensionable, pero fácilmente editable como cualquier campo de texto.
  • Colores y texturas - Posibilidad de aplicar miles de colores y una gran variedad de texturas a fondos, textos y superficies de objetos.
  • Manipulación de objetos - Rotaciones, escalaciones, control espacial 3D, agrupaciones de objetos, rendering para obtener transparencias, efectos de luz, perspectiva...
  • Conectores de objetos - Útiles para el diseño de diagramas organizativos, estructuras de árbol, mapas de relaciones, etc.
  • Capas - La habitual operativa de diseño por capas independientes, seleccionables y superpuestas.


Impress

Presentaciones con Impress de OpenOffice
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Presentaciones con Impress de OpenOffice

Algunos opinan que es el mejor creador de presentaciones, como mínimo en el momento de redactar estas líneas. Los usuarios de MS PowerPoint pueden saltar a esta herramienta sin problemas.

La mejoras de Impress en OpenOffice.org 2.0 son:

  • Compatible con Autoformas - La Galería cuenta con un mayor número de formas a ser utilizadas en presentaciones, que son compatibles con las Autoformas (AutoShapes) de Microsoft. De esta forma, las presentaciones de MS PowerPoint utilizando estas Autoformas pueden ser abiertas, manipuladas y migradas a OOo.
  • Más transiciones y animaciones - También se ha incrementado la variedad disponibles de transiciones entre dispositivas y de animaciones, debido a la demanda internacional de tales efectos. Consejo colateral: hagamos uso comedido y atinado de todo esto si queremos que nuestras presentaciones sean elegantes y de aspecto profesional.


La funciones básicas de este creador de presentaciones son:

  • Páginas maestras - En vez de crear cada diapositiva nueva de la nada podemos diseñar una página maestra o utilizar una de las disponibles para centrarnos en los contenidos.
  • Diseños disponibles - Hay docenas de diseños de contenido de diapositiva ya disponibles, desde los cuales podemos partir: tablas, listados, gráficos, texto con ilustración...
  • Secuencia de diapositivas - Podemos jugar con el orden de las diapositivas, establecer múltiples enlaces entre diapositivas, establecer diferentes tipos de transiciones...
  • Diferentes vistas - Nos permite trabajar una presentación desde diversos ángulos: Normal para trabajar cada diapositiva, Esquema para tener una guía del discurso, Notas para editar textos adjuntos imprimibles, Documento para elaborar una guia de la presentación para los asistentes a la charla, y Clasificador de diapositivas para obtener la visión general.
  • Version es impresas y en linea' - Aparte de trabajar nuestra presentación gráfica y digital podemos elaborar a la vez documentos impresos para ser entregados a los asistentes, como hemos comentado. También es posible publicar los contenidos de la presentación en formato XHTML y Flash mediante un asistente y sin necesidad de saber nada de programación o publicación web.

Base

El gestor de base de datos es el nuevo y aclamado componente de OpenOffice.org 2.0, tal y como hemos explicado anteriormente. Aunque ésta es su primera versión como pieza del engranaje, OOo ya incorporaba algunas funcionalidades relativas al manejo de bases de datos, sólo que eran algo oscuras y estaban escondidas tras otros componentes.

Base parte de esas funcionalidades, mejoradas y empaquetadas de tal forma que usuarios de programas de base de datos como MS Access sepan cómo operar con ellas de buenas a primeras. El motor de Base es el motor de bases de datos HSQL, aplicación que tiene años de vida y desarrollo independiente y está basada en Java.

Las comparativas entre Base y MS Access tienden a coincidir en que ambas aplicaciones ofrecen prestaciones similares para un uso sencillo y medio, pero que Base sufre de una lógica inmadurez y fiabilidad en compromisos más serios. Todo es cuestión de analizar las propias necesidades y considerar si nos tiene más cuenta poner a prueba Base o pagar los más de 300 € que cuesta una licencia de MS Access. De todas maneras, la consolidación y optimización de Base para mayores retos es posiblemente una cuestión de tiempo, puesto que su base tecnológica es solida y su base potencial de usuarios (los usuarios de OpenOffice.org) es ya grande y en constante crecimiento.

Veamos qué ofrece Base:

Base, nueva herramienta de OpenOffice para base de datos
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Base, nueva herramienta de OpenOffice para base de datos
  • Creación y mantenimiento de tablas - A través de un asistente, el proceso de creación de una base de datos es sencillo.
  • Edición y gestión de datos - Los contenidos de las tablas se pueden visualizar y editar. También podemos reordenar datos de una o varias columnas en una tabla.
  • Formularios - Otro asistente nos permite crear formularios de introducción de datos a medida.
  • Filtros - Podemos visualizar la información estableciendo filtros con diferentes grados de complejidad.
  • Informes - Y mediante otro asistente podemos elaborar informes de datos on una presentación profesional.

En cuanto a formatos, Base utiliza de forma nativa XML y también puede correr sobre dBase para bases de datos sencillas. En cuanto a usos más complejos, Base puede trabajar sobre Adabas D, ADO, Microsoft Access, MySQL y estándares como ODBC y JDBC. También es capaz de importar libros de direcciones LDAP, MS Outlook. Evolution y Mozilla Thunderbird.

Migrar a OpenOffice.org

Hemos ido realizando varias menciones a la compatibilidad de OpenOffice.org con los formatos habituales de MS Office y hemos mostrado tanto en texto como en capturas las similitudes que hay entre ambos programas. Si unimos a esto la disponibilidad de OOo para el sistema operativo MS Windows, veremos que la migración de una suite a la otra puede ser de lo más progresiva.

De hecho, tras ver los cambios de interfaz que ofrece la nueva MS Office 12 con respecto a las anteriores versiones no es descabellado decir que la migración de la suite propietaria a la libre puede resultar más fluida que el salto de versión sin moverse de Microsoft. Más fluida y por supuesto más económica, dado el coste de licencias de Microsoft y el coste cero de esta ballena azul de la fauna libre.

Hay en la red informes y estudios sobre migraciones de una plataforma a otra realizadas a varios niveles. Desde el punto de vista del usuario corriente que ha dado el paso al software libre la cuestión es sencilla:

  • Posibilidad de trabajar con documentos de MS Office y de guardar nuestros documentos con estos formatos para intercambiarlos con otros usuarios aún clientes de Microsoft.
  • Mínimos requerimientos de formación para pasar de una plataforma a la otra.
  • Funcionalidades prácticamente equivalentes para un uso básico-medio, tan sólo con diferencias en algunas denominaciones.
  • Posibilidad de conseguir altos rendimientos en OOo con un uso avanzado, a unos niveles similares a los obtenidos con MS Office, con excepción quizás del nuevo componente Base.
  • Eso sí, hoy por hoy no encontraremos tanta bibliografía de OOo como de MS Office, pero la que encontremos en la red será libre y gratuita, incluyendo tutoriales y cursos de autoaprendizaje. Y la bibliografía impresa va en crecimiento.


Sigue: Tratamiento de imagen con GIMP