Receta: Cómo leer y enviar correo electrónico (Guadalinex V3)
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Cómo leer y enviar correo electrónico (Guadalinex V3)
Introducción
La era digital ha conseguido que muchos medios de comunicación hayan alcanzado un desarrollo de notable envergadura. Este es el caso del correo. Son muchos los usuarios de informática que no recuerdan la última vez que necesitaron realizar un envío de correo que no fuera electrónico. Gracias al correo electrónico, la comunicación es ágil, rápida y efectiva. Un mensaje redactado en Tokyo a las 9:00, puede ser leído por un compañero en Barcelona a las 9:01 sin ningún tipo de problema y/o demora por problemas logísticos (además, también podemos garantizar total confidencialidad en las conversaciones, como puede ocurrir con los sistemas de comunicación en papel).
En esta receta, instruiremos al usuario de Guadalinex en el uso y configuración de la herramienta de lectura y redacción de correo electrónico en Guadalinex: Evolution.
Desarrollo
Receta de Nivel Básico
Evolution es un gestor de correo desarrollado por Ximian (ahora Novell). Integra funciones de correo electrónico, listas de tareas, calendario, citas, libretas de contactos...
Para ejecutar Evolution tenemos que hacer click en Aplicaciones/Internet/Lector de correo (Evolution) desde el escritorio.
Cómo configurar cuentas en Evolution
La primera ocasión que lance Evolution, obtendrá un asistente de configuración de cuentas, que deberá proceder a rellenar. Esto le servirá tanto para poder sincronizar sus cuentas de correo con Evolution, como para enviar correo a través de su proveedor de servicios de Internet.
En primer lugar, obtendrá un formulario de introducción de datos personales (no tendrá problemas para su cumplimentación).
A partir del siguiente formulario, recepción de correo, si no sabe cuáles son los datos correspondientes a su servidor de acceso, deberá consultar con el centro de atención al cliente de su proveedor de servicios de Internet.
En este formulario, ha de seleccionar el tipo de servidor que usará para la descarga de correo (siendo POP lo más común).
- Como Servidor, ha de introducir el correspondiente que le hayan facilitado desde su servidor de acceso a internet (lo común es un identificador del tipo pop.proveedor_internet.com o .es, siendo proveedor_internet el nombre de su compañía).
- Como nombre de usuario, generalmente, ha de introducir el primer campo de su dirección de email, delimitado por el carácter '@'. Es decir, si su dirección de correo es juan@mi_servidor.com, su nombre de usuario sería: juan. Si desea tener que introducir en una sola ocasión su contraseña de acceso, marque la casilla recordatoria de contraseña. Ya puede avanzar al siguiente formulario.
El siguiente paso, consistirá en facilitar datos de sincronización al programa:
- La frecuencia con la que se debe comprobar el estado del buzón de correo electrónico (por defecto, 10 minutos si se activa la sincronización automática).
- Si debe mantener una copia de los correos en el servidor (marcando la casilla correspondiente) si así lo cree oportuno.
- Por defecto siempre dejamos apagadas las extensiones pop3.
Ya podemos pasar al siguiente formulario.
El próximo paso consistirá en seleccionar las opciones de entrega o envío de correo.
- Para enviar correo, lo habitual es utilizar un servidor remoto SMTP (en caso de duda, pregunte a su proveedor de servicios de Internet. El formato más común suele ser smtp.mi_servidor.com o .es).
- En caso de precisar autenticación para el envío de correo, deberá rellenar los campos correspondientes.
- En caso de que su administrador de servicios de Internet le haya facilitado algún tipo de información adicional, también podrá encontrar su reflejo en este formulario.
Avanzamos al siguiente formulario.
El último paso consiste en darle un nombre a la cuenta que hemos configurado para reconocerla en el sistema de gestión de Evolution en una posterior modificación. Presione Aplicar en esta ventana para conservar los datos introducidos, o bien en caso de que desee realizar alguna modificación, presione Anterior. Una vez completados todos estos pasos, podrá comenzar a usar Evolution.
Cómo redactar correo en Evolution
Para redactar un mensaje de correo electrónico, es preciso haber creado posteriormente una cuenta. Si hemos completado este paso, podemos proceder con los siguientes pasos:
- En primera instancia, debemos hacer de nuestra cuenta de correo, la predeterminada. Para ello, presionamos sobre el menú Editar (barra de menús, sección superior de la aplicación), y posteriormente en la opción Preferencias. El siguiente paso consiste en seleccionar la cuenta que deseamos establecer como predeterminada y presionar en Predeterminada. Tras ello cerramos las Preferencias de Evolution.
- Presione el botón Nuevo, situada en la sección superior izquierda. Se abrirá una ventana con el título Redactar un mensaje en la parte superior.
- En el campo De:, aparecerá la cuenta remite que hemos seleccionado como predeterminada. Si ha configurado alguna otra cuenta de correo, y desea modificar el remite del mensaje, sólo ha de seleccionarlo en la lista desplegable. En el campo Para:, deberá escribir la cuenta de correo electrónico a la que desea enviar el mensaje. Para enviar el mensaje a más de un destinatario, introduzca las direcciones de correo electrónico separadas por comas (por ejemplo: juan@correo.es, ignacio@correo.es, francisco@correo.es). Si desea seleccionar un destinatario de su lista de contactos en lugar de escribir las direcciones de forma manual, pulse en el botón Para y aparecerán todos los contactos que tenga almacenados. Seleccione aquellos que desee añadir y agréguelos al recuadro Para:, Cc: (campo copia. Las direcciones de correo aquí situadas, recibirán una copia del correo, aunque no se consideran los receptores principales del mensaje) o CCo: (campo copia oculta. Las direcciones de correo aquí situadas, recibirán una copia del correo, pero no tendrán constancia de ello los demás receptores del mensaje) y pulse Cerrar (el asistente los agrega al campo separándolos directamente con comas). En caso de que desee comprobar el estado de los campos CC o CCo, puede activar su presencia a través del menú Ver.
- Con Evolution tiene la posibilidad de enviar correos con o sin formato (el texto con formato suele ser más pesado por incorporar código especial. Entiéndase pesado en este contexto como tamaño en bytes). Así, si desea escribir texto con formato en sus correos, deberá seleccionar la opción HTML del menú Formato. Sin embargo, desde el punto de vista de la compatibilidad, se desaconseja el uso de formato en los emails.
- Además, Evolution también incorpora la posibilidad de incluir archivos adjuntos a los correos electrónicos. Para ello, presione sobre el icono suscrito por el texto Adjuntar, situado en la sección de botones. Obtendrá como resultado un ventana de selección de ficheros, a través de la que deberá navegar para adjuntar su fichero.
- En caso de que el correo aún no esté listo para su envío y desee almacenarlo para continuar con su elaboración más adelante, seleccione la opción Guardar el menú Archivar, situado en la barra de herramientas superior. El correo se almacenará en la carpeta Borradores que puede encontrar en la lista de carpetas (sección izquierda de la página principal de Evolution).
- Una vez haya finalizado de redactar su correo, incorporado todos los destinatarios y los archivos adjuntos que desee, pulse Enviar. Si no está conectado a Internet, el mensaje se mantendrá en espera en la Bandeja de salida (situada en la barra de carpetas, sección izquierda de la ventana principal), hasta que se conecte a Internet y presione el botón Enviar/Recibir.
- En caso de que su mensaje no se haya enviado, a pesar de haber pulsado el botón Enviar y recibir, siga los siguientes pasos:
- Compruebe que la configuración de su cuenta de correo electrónico es correcta. Para ello seleccione la opción Preferencias del menú Editar. Seleccione la cuenta que desea revisar y elija la opción Editar. Repase toda su configuración para comprobar si es correcta.
- Presione Enviar y recibir y observe el mensaje de error que le aparece. En caso de que este mensaje nos avise de: No se pudo conectar con el servidor, es posible que no disponga de conexión a Internet en este momento. Compruebe su conexión a Internet. En caso de que a pesar de comprobar que tiene conexión, no puede enviar correo, póngase en contacto con su proveedor de servicios de Internet para notificar el error. Si por el mensaje de error le avisa: Su nombre de usuario y contraseña no son válidos, notifique el error al proveedor de servicios de Internet.
Cómo leer correo en Evolution
Una vez ya ha aprendido a redactar correo en Evolution, podemos pasar a explicarle cómo es el proceso de lectura de correo electrónico. Estos son los pasos a seguir:
- Presione sobre el botón Correo situada en la sección inferior izquierda la ventana principal de Evolution.
- En la sección central, aparecerá la lista de correos recibidos.
- Haga doble click con el cursor sobre el mensaje que quiera leer (obtendrá una nueva ventana con el contenido del correo seleccionado).
- En esta nueva ventana, dispondrá de nuevos menús para decidir acciones a realizar sobre este mensaje concreto (ya sea responder, reenviar, almacenar en disco, imprimir o cualquier otra decisión).
Más información
Como ejercicio para familiarizarse con este programa, active las diferentes barras que aparecen en el menú Ver, y observe el efecto que produce sobre su programa. Active a su gusto y criterio las barras que desea mantener en la página principal de Evolution.
Evolution incorpora una sistema de ayuda interna muy extenso. Para acceder a él, sólo ha de pulsar sobre el menú Ayuda. Podrá comprobar mucha más funcionalidad en este maravilloso cliente de correo de la que hemos podido explicar en esta receta. No era el fin de ella explicar más funcionalidades fuera de las citadas en el título de la misma, de forma que dejaremos este tema para una futura receta.
